Es ist soweit: Euer Hochzeitstag! Aber wer holt den Brautstrauß ab? Wer schmückt die Kirche und wer stellt die Gastgeschenke auf? Wer kontrolliert, ob alles dort steht wo es soll? Warum ist der DJ zu spät und wieso fehlt ein Beamer für die Überraschung der Trauzeugen?
All das sind mögliche Szenarien, die den Stresspegel rasant überfordern können. Und genau das ist das Gegenteil von dem, wie ihr euch euren Tag vorgestellt habt. Ihr möchtet eben nicht die ganze Zeit verfügbar sein und auf das Handy starren müssen. Ihr möchtet eben nicht das Bindeglied zwischen Location, Gästen und Dienstleistern sein. Genauso wenig möchtet ihr von möglichen Überraschungen erfahren. Ihr möchtet doch nur entspannt euren Hochzeitstag genießen – genüsslich Trinken, Essen und Feiern. Endlich wieder mit der Familie und den Freunden Zeit verbringen und nette Gespräche führen, denn ihr wisst, wie teuer dieser Tag war.
Auf einer Hochzeit, die diesen Juni stattfand, hatte ein Familienmitglied eine schöne Überraschung mit einer Feuershow geplant. Gut, dass wir für die Komplettplanung und den Wedding Day Manager gebucht waren. Familie und Freunde wissen oft den genauen Tagesplan nicht und das sollen sie ja auch gar nicht. An welcher Stelle welche Aktion möglich wäre oder wann überhaupt Zeit dafür ist, beziehungsweise ob es überhaupt an der Location erlaubt ist, muss vorher immer genau koordiniert und abgeklärt werden. Es darf nicht zu lange dauern, aber auch nicht zu kurz. Es darf keinen wichtigen Punkt im Tagesablauf stören oder verzögern. Wer kümmert sich um sowas? Wer kümmert sich um die Koordination von Spielen, Reden oder eben solchen Überraschungen? Entweder das Brautpaar, die Trauzeugen oder eben wir.
Bei der Feuershow war es ungewiss, wann der Dienstleister genau anreist und wann er aufbauen kann. Das Brautpaar sollte nichts vom Aufbau mitbekommen, der im Vorgarten stattfand. Das heißt es musste ein Zeitraum gewählt werden, wo das Brautpaar beschäftigt war. Genauso sollte jedoch jeder Gast den Tag miterleben und nichts verpassen, sodass wir den Aufbau gut überwachen konnten. Nachdem aufgebaut wurde funktionierte auch die Technik erst nicht. Verzögerung im Programm. Gekonnt Rücksprache mit dem DJ gehalten, der die Stimmung nochmal richtig aufheizen sollte, um die Wartezeit zu überbrücken. Das Brautpaar hatte immer noch nichts mitbekommen. Technik funktioniert zum Glück – unser Notfallkoffer konnte tatsächlich wieder helfen – der DJ konnte nach unserer Info die Ansage machen, dass die Gäste und natürlich das Brautpaar nach draußen kommen sollen. Die Überraschung war geglückt und alle waren happy, so soll es sein!
Als neutrale Personen haben wir es leichter den Überblick zu behalten, genauso sind wir geübter in Stresssituationen und können flexibel reagieren, ohne in Chaos oder Panik zu geraten. Wir kennen die Location, das Brautpaar und die Dienstleister – haben alle Kontaktdaten parat. Haben den genauen Ablauf parat. Wir treffen die Entscheidungen, die keiner eurer Gäste treffen möchte, wenn es unangenehm wird. Wir übernehmen die Verantwortung, damit ihr glücklich seid und gerne auf den Tag zurückschaut. Mit den schönen Erinnerungen. Und nicht mit denen, wo ihr vor lauter Panik nicht wusstet, was ihr tun sollt.
Die Koordination der Feuershow ist nur eine mögliche Aufgabe eines Wedding Day Managers. Hier noch ein paar to-do’s, die wir übernehmen:
- Koordination aller Dienstleister
- Koordination von Überraschungen/Reden/Spielen der Gäste in den Tagesablauf
- Kontrolle der Raumgestaltung/Tischdeko/Namenskarten/Gastgeschenken
- Einhaltung des Tagesplans (nichts sollte zu lange dauern, wenn es schneller geht, flexibel reagieren)
- Ansprechpartner für Fragen der Location/Dienstleister/Gäste
- Problemlöser bei Technik & Co.
- Abholung und Aufbau der Floristik bei Bedarf in der Kirche/Location
- Aufbau des Mobiliars/der Deko bei Bedarf in der Kirche/Location
- Plan B konzipieren und bei Bedarf umsetzen
- uvm.
Falls ihr nun doch überlegt euch professionelle Unterstützung für euren Hochzeitstag zu holen freuen wir uns euch kennenzulernen!
Konzept, Organisation, Planung: @ja.weddings_hochzeitsplanung, Deko: @dekoverleih.mitliebe, Fotograf: @torstenhartmann_fotografie, Floristik: @fuegler
